Zarząd zyskuje przejrzystość procesów i natychmiastowy wgląd w status spraw, menedżerowie lepszą organizację pracy i kontrolę terminów, a zespoły prostsze przekazywanie dokumentów, klarowną ścieżkę realizacji i mniej błędów. W praktyce EOD oznacza szybszy obieg informacji, mniej papieru i mniej wąskich gardeł –dokumenty nie giną, każdy ma swój status i historię, a terminy są pilnowane automatycznie. To solidna baza do przyszłej automatyzacji i skalowania procesów, gdy organizacja rośnie albo zmienia strukturę.

Dlaczego warto?

 Szybsze decyzje i krótszy czas obiegu od wpływu dokumentu do akceptacji i wysyłki.

 Przejrzystość i odpowiedzialność jasne przypisanie zadań, terminów i właścicieli spraw.

 Mniej pracy ręcznej, mniej błędów standaryzacja i automatyzacja kluczowych kroków.

 Centralizacja dokumentów pełna historia, załączniki i logi w jednym miejscu. Również łatwiejsza odpowiedź na pytanie, co się dzieje z danym dokumentem.

 Bezpieczeństwo i kontrola dostępu obsługa dokumentów poufnych i pełna transparentność.

 Gotowość na rozwój możliwość rozbudowy o kolejne moduły i procesy.

Dla kogo?

Elektroniczny Obieg Dokumentów to system stworzony dla średnich i dużych firm – produkcyjnych, handlowych i usługowych z rozbudowaną strukturą organizacyjną (w tym z rozproszoną geograficznie) – które potrzebują niezawodnego systemu do zarządzania dokumentacją i obiegiem informacji w strukturze organizacyjnej. EOD wspiera organizacje, w których liczą się spójne procedury dekretacji, akceptacji i kontroli przepływu informacji.

Kluczowe funcje

Rejestracja dokumentów
obsługa dokumentów przychodzących, wychodzących i wewnętrznych z automatyczną numeracją i klasyfikacją, integracja z e-Doręczeniami i kanałami elektronicznymi.

Dekretacja i akceptacja
przekazywanie do właściwych działów/osób, wielopoziomowe dekretacje, akceptacje, komentarze i pełna historia zmian; obsługa podpisu elektronicznego/kwalifikowanego.

Powiadomienia
automatyczne przypomnienia o terminach, zmianach statusów i nowych dokumentach.

Raportowanie
bieżący wgląd w statusy, przekroczenia terminów, obciążenie działów; eksport danych.

Sprawy i zadania
tworzenie spraw, dołączanie dokumentów, przypisywanie odpowiedzialności, monitorowanie terminów i statusów.

Archiwizacja
centralny dostęp do akt sprawy i załączników.

Bezpieczeństwo
obsługa dokumentów poufnych, kontrola uprawnień, historia operacji (audyt).

Integracje

EOD współpracuje z kluczowymi systemami biznesowymi firmy, aby uniknąć dublowania pracy i przyspieszyć przepływ danych: SAP, ERP, CRM, Active Directory oraz poczta elektroniczna i e-Doręczenia. Dodatkowo obsługuje pobieranie danych z Państwowych Rejestrów Centralnych, np. bazy kontrahentów REGON. Integracje dostosowujemy do środowiska i procesów klienta.

Jak wdrażamy

 Analiza i projekt dopasowanie EOD do procesów biznesowych i struktury firmy.

 Szkolenia i wsparcie przygotowanie użytkowników oraz bieżąca pomoc i rozwój.

 Wdrożenie i konfiguracja instalacja, konfiguracja, integracje, testy i uruchomienie produkcyjne.

 Wsparcie i rozwój 

Zapewniamy kompleksowe wsparcie wdrożeniowe, techniczne i doradcze. Stale rozwijamy nasz system, reagując na potrzeby klientów oraz zmiany regulacyjne, a doświadczenie zdobyte w projektach dla sektora prywatnego pozwala nam skutecznie dopasować EOD do specyfiki każdej organizacji.