Dzięki centralizacji i standaryzacji obiegu EOD porządkuje pracę biura, ogranicza ręczne czynności i wspiera zgodność z przyjętymi w firmie zasadami.
Elektroniczny Obieg Dokumentów
Cyfrowe zarządzanie dokumentami i procesami biznesowymi
EOD to rozwiązanie dla średnich i dużych firm, które na co dzień przetwarzają duże ilości dokumentów i potrzebują pełnej kontroli nad ich przepływem w złożonej strukturze działów, oddziałów i zespołów. Sprawdza się wszędzie tam, gdzie kluczowe są jasne procedury dekretacji i akceptacji, rozliczalność wykonywanych zadań i operacji oraz szybkie podejmowanie decyzji w oparciu o aktualne informacje.
Korzyści są odczuwalne na każdym poziomie organizacji
Zarząd zyskuje przejrzystość procesów i natychmiastowy wgląd w status spraw, menedżerowie lepszą organizację pracy i kontrolę terminów, a zespoły prostsze przekazywanie dokumentów, klarowną ścieżkę realizacji i mniej błędów. W praktyce EOD oznacza szybszy obieg informacji, mniej papieru i mniej wąskich gardeł –dokumenty nie giną, każdy ma swój status i historię, a terminy są pilnowane automatycznie. To solidna baza do przyszłej automatyzacji i skalowania procesów, gdy organizacja rośnie albo zmienia strukturę.
Dlaczego warto?
Szybsze decyzje i krótszy czas obiegu od wpływu dokumentu do akceptacji i wysyłki.
Przejrzystość i odpowiedzialność jasne przypisanie zadań, terminów i właścicieli spraw.
Mniej pracy ręcznej, mniej błędów standaryzacja i automatyzacja kluczowych kroków.
Centralizacja dokumentów pełna historia, załączniki i logi w jednym miejscu. Również łatwiejsza odpowiedź na pytanie, co się dzieje z danym dokumentem.
Bezpieczeństwo i kontrola dostępu obsługa dokumentów poufnych i pełna transparentność.
Gotowość na rozwój możliwość rozbudowy o kolejne moduły i procesy.
Dla kogo?
Elektroniczny Obieg Dokumentów to system stworzony dla średnich i dużych firm – produkcyjnych, handlowych i usługowych z rozbudowaną strukturą organizacyjną (w tym z rozproszoną geograficznie) – które potrzebują niezawodnego systemu do zarządzania dokumentacją i obiegiem informacji w strukturze organizacyjnej. EOD wspiera organizacje, w których liczą się spójne procedury dekretacji, akceptacji i kontroli przepływu informacji.
Kluczowe funcje
Rejestracja dokumentów
obsługa dokumentów przychodzących, wychodzących i wewnętrznych z automatyczną numeracją i klasyfikacją, integracja z e-Doręczeniami i kanałami elektronicznymi.
Dekretacja i akceptacja
przekazywanie do właściwych działów/osób, wielopoziomowe dekretacje, akceptacje, komentarze i pełna historia zmian; obsługa podpisu elektronicznego/kwalifikowanego.
Powiadomienia
automatyczne przypomnienia o terminach, zmianach statusów i nowych dokumentach.
Raportowanie
bieżący wgląd w statusy, przekroczenia terminów, obciążenie działów; eksport danych.
Sprawy i zadania
tworzenie spraw, dołączanie dokumentów, przypisywanie odpowiedzialności, monitorowanie terminów i statusów.
Archiwizacja
centralny dostęp do akt sprawy i załączników.
Bezpieczeństwo
obsługa dokumentów poufnych, kontrola uprawnień, historia operacji (audyt).
Integracje
EOD współpracuje z kluczowymi systemami biznesowymi firmy, aby uniknąć dublowania pracy i przyspieszyć przepływ danych: SAP, ERP, CRM, Active Directory oraz poczta elektroniczna i e-Doręczenia. Dodatkowo obsługuje pobieranie danych z Państwowych Rejestrów Centralnych, np. bazy kontrahentów REGON. Integracje dostosowujemy do środowiska i procesów klienta.
Jak wdrażamy
Analiza i projekt dopasowanie EOD do procesów biznesowych i struktury firmy.
Szkolenia i wsparcie przygotowanie użytkowników oraz bieżąca pomoc i rozwój.
Wdrożenie i konfiguracja instalacja, konfiguracja, integracje, testy i uruchomienie produkcyjne.
Wsparcie i rozwój
Zapewniamy kompleksowe wsparcie wdrożeniowe, techniczne i doradcze. Stale rozwijamy nasz system, reagując na potrzeby klientów oraz zmiany regulacyjne, a doświadczenie zdobyte w projektach dla sektora prywatnego pozwala nam skutecznie dopasować EOD do specyfiki każdej organizacji.
Podobne produkty
Moduł Statystyczno-Raportowy
Moduł Statystyczno-Raportowy to kompleksowe rozwiązanie wspierające gromadzenie, przetwarzanie i raportowanie danych dla instytucji publicznych, w tym kulturalnych i edukacyjnych. Stworzyliśmy narzędzie, które automatyzuje procesy gromadzenia, weryfikacji oraz eksportowania i przekazywania danych statystycznych i sprawozdawczych na potrzeby różnych instytucji zewnętrznych i nadzorujących. Moduł zapewnia oszczędność czasu, eliminację błędów i pełną zgodność z wymaganiami formalnymi. System oparty jest na centralnej bazie danych, co umożliwia spójne zarządzanie informacjami, generowanie raportów w czasie rzeczywistym oraz ich dostosowanie do potrzeb różnych odbiorców, takich jak GUS, MKiDN, czy lokalne samorządy.
Nasze rozwiązania jest zgodne z wymaganiami zawartymi m.in w Zarządzeniu Nr 52 Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z dnia 29 sierpnia 1988 r. w sprawie obowiązków sprawozdawczych w zakresie kultury. System jest szczególnie polecany dla takich instytucji jak książnice, biblioteki czy kuratoria.
SmartSite eUsługi
Moduł e-Usług wspiera transformację cyfrową urzędów poprzez ułatwienie przygotowania i obsługi elektronicznych wniosków spraw urzędowych - od przygotowania wzoru wniosku, jego udostępnienie w Internecie, wsparcie wypełniania przez mieszkańców czy przedsiębiorców, aż po ich podpisanie i wysyłkę do systemu EZD lub systemu dziedzinowego za pośrednictwem systemu e-Doręczenia lub poprzez bezpośrednią integrację.
Więcej
Rozkłady jazdy komunikacji miejskiej
Jednym z wielu komponentów SmartSite CMS jest moduł rozkładu jazdy komunikacji miejskiej umożliwia umieszczenie informacji o aktualnym rozkładzie jazdy na stronie internetowej gminy, na stronie systemu Lupe oraz w powiązanej aplikacji mobilnej. Dzięki temu gmina może zapewnić swoim mieszkańcom bieżącą, łatwo dostępną i wygodną metodę planowania miejskich podróży.
Moduł jest w pełni dostosowany do wymagań WCAG 2.1, co zapewnia dostępność dla osób ze szczególnymi potrzebami. W rozkładzie jazdy można również osadzić dodatkowe informacje, na przykład oznaczyć, który autobus jest niskopodłogowy.
SmartSite eKolejka
SmartSite eKolejka to system do internetowej rezerwację wizyt w urzędach i firmach, w tym wielooddziałowych. Przyjazny zarówno dla pracowników jak i interesantów, dostępny przez WWW oraz aplikację mobilną. Umożliwia zarządzanie rezerwacjami wizyt w wielu lokalizacjach, umawianych wieloma kanałami - przez stronę WWW, drogą mailową, zgłoszone osobiście czy telefonicznie. Usprawnia pracę automatyzując powtarzalne czynności oraz masowe zarządzanie rezerwacjami, jak odwoływanie wszystkich wizyty z danego dnia czy przesuwanie terminu wizyty. Aplikacja wyposażona jest w mechanizmy antyspamowe uniemożliwiające celowe blokowanie kolejek.
Więcej
System zamiany mieszkań
Usługa wspiera miasta zarządzające własnym zasobem lokalowym oraz ich mieszkańców, którzy szukają mieszkań lepiej dopasowanych do ich potrzeb. System zamiany mieszkań zapewnia rejestrację i weryfikację ofert mieszkańców w zakresie zamiany lokali, publikacje bazy takich ofert w Internecie oraz bieżący monitoring procesu dokonywania zamian mieszkań.
Więcej
Uzgodnienia Związane z Zajęciem Pasa Drogowego
System pomaga samorządom w efektywnym zarządzaniu obszarem pasa drogowego, wspierając procesy związane ze składaniem wniosków o zajęcie pasa drogowego oraz ich kompleksowym procesowanie we wszystkich zaangażowanych organizacjach.
Więcej